Auch wenn viele Beobachter oft den umgekehrten Eindruck haben: Ein gesetzeskonformer Datenschutz ist für kleine Unternehmen einfach, für mittlere schwierig und für große beinahe unmöglich.
Dies liegt daran, dass kleinere Unternehmen übersichtlicher und klarer strukturiert sind. Ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen ist daher schnell erledigt. Neben den Standardprozessen, wie z.B. Mitarbeiter- und Kundenmanagement, gibt es nur wenige individuelle Prozesse, die in das Verzeichnis aufzunehmen sind. Dazu konzentriert sich das Wissen um solche Prozesse auf eine oder wenige Personen im Unternehmen. Damit ist es auch entsprechend einfach zusammenzutragen.
Dagegen ist der Eindruck von großen Unternehmen, dass die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut, vielfach berechtigt. In einem solchen Unternehmen ein vollständiges und aktuelles Verfahrensverzeichnis zu erstellen, ist eine Herkulesaufgabe und praktisch unmöglich.
Ähnliche Betrachtungen gelten auch für die anderen Forderungen des Datenschutzgesetzes an die Unternehmen. Seien es beispielsweise die Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis, die gesetzeskonforme Ausgestaltung von Verträgen der Auftragsdatenverarbeitung oder sonstige technisch-organisatorische Maßnahmen. Immer kommen ihre klarere Struktur und ihre kompaktere Führung den kleinen Unternehmen entgegen.
Trotzdem mühen sich die Großen oft redlich aber vergeblich. Kleinere und mittlere Unternehmen hingegen zögern oft, sich des Datenschutzes anzunehmen. In Anbetracht ihrer Vorteile und einer zunehmenden Kontrolldichte, sollten aber auch sie das Thema nicht einfach ignorieren. Ein erster Schritt ist, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, wo das eigene Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz im Moment steht. Oft stellt sich heraus, dass gar nicht mehr so viel zu tun ist. Die meisten kleineren Unternehmen sind in ihrer Arbeitsweise weitgehend datenschutzkonform. Dann sind Änderungen an den Unternehmensprozessen meist überflüssig und nur noch formale Aspekte wie die Bestellungen eines Datenschutzbeauftragten oder die Vertragsgestaltung zu betrachten.
Dabei ist es wichtig einen Dienstleister zu finden, der einem nicht mit geradezu missionarischem Eifer vorantreibt, sondern einen Partner, der sich als Anwalt der Interessen seiner Kunden versteht.
Quellen:
