Notfallpläne notfallfähig machen

Was nützt der beste Notfallplan, wenn er im Notfall nicht zur Verfügung steht? Nichts. Daher ist darauf zu achten, dass der Notfallplan selbst notfallfähig ist.

Notfallpläne gibt es in verschieden Formen: als Papierausdruck, in elektronischen Dateien oder als eigene Anwendung. Die Schwierigkeit besteht darin, eine Form zu finden, die einen bei der Erstellung geeignet unterstützt, im Normalbetrieb gut zu pflegen ist und im Notfall in einer aktuellen Fassung zu Verfügung steht. Klopfen wir die genannten Formen hierauf hin ab.

Notfallhandbuch in Papierform

Das Notfallhandbuch in Papierform darf schon als aussterbende Gattung gelten. Trotzdem hat es auch einige unbestreitbare Vorteile.

Vorteile:

1. Man braucht keine weiteren Werkzeuge, um es zu lesen.
2. Man kann es leicht in andere Gefahrenabschnitte bringen oder mehrere Exemplare über diese verteilen.
3. Man hat ein optisch und haptisch beeindruckendes physisches Werk, das man beim Chef oder Wirtschaftsprüfer vorzeigen kann.

Nachteile:

1. Änderungen sind nur schwer zu verteilen. Theoretisch würde jede Änderung der Infrastruktur und der Dokumentation ein Neuausdruck, Binden und Verteilen erfordern. Dies ist praktisch nicht möglich. Auch wenn es gelingt, eine periodische Verteilung in der eigenen Organisation zu etablieren, so beginnt das Notfallhandbuch, spätestens ab dem Zeitpunkt des Ausdrucks zu veralten.
2. Viele Informationen aus der Betriebsdokumentation müssen noch mal in die Dokumente der Notfallplanung übernommen werden. Das findet in der Praxis, in der man froh sein kann, wenn Sachverhalte einmal dokumentiert werden, oft nicht statt.
3. Es ist schwierig, mit mehreren Autoren an einem Dokument zu arbeiten.
4. Es steht nur eine beschränkte Anzahl an Notfallplänen zur Verfügung.

Notfallhandbuch in elektronischen Dateien

Gemeint ist hier ein Notfallhandbuch basierend auf den klassischen Office-Anwendungen wie Word und Excel. Dies ist eine heute noch sehr häufig anzutreffende Form des Notfallhandbuches.

Vorteile:

1. Die Mitarbeiter können mit den gewohnten Anwendungen am Notfallplan arbeiten.
2. Die Notfallpläne stehen im Normalbetrieb über das unternehmenseigene Netzwerk jedermann zur Verfügung.
3. Man kann eine praktisch unbegrenzte Anzahl von Kopien auch über Standortgrenzen hinweg erzeugen.
4. Im Notfall wird nur die übliche Office-Software gebraucht, um auf die Pläne zuzugreifen.

Nachteile:

1. Die üblichen Probleme bei der Versionierung
2. Viele Informationen aus der Betriebsdokumentation müssen noch mal in die Dokumente der Notfallplanung übernommen werden. Das findet in der Praxis oft nicht statt (s.o.).

Eigene Anwendungen

Heute werden von verschieden Anbietern spezialisierte Softwarepakete angeboten, mit denen Notfallpläne erstellt und gepflegt werden können.

Vorteile:

1. Geführte Form der Erstellung der Notfallpläne
2. Gute Wartbarkeit der Pläne im Normalbetrieb, bei Client-Server-Anwendungen auch von mehreren Personen.
3. Oft (halb)automatische Sammlung von Informationen für die Notfallpläne aus vorhanden Anwendungen

Nachteile:

1. Die Infrastruktur mit den Plänen steht im Notfall möglicherweise nicht zur Verfügung.
2. Stand alone-Anwendungen stehen nur in beschränkter Anzahl und an bestimmten Arbeitsplätzen zur Verfügung
3. Oft erhebliche Lizenzkosten für die Softwarepakete
4. Oft fehlende Möglichkeiten zur eigenen Erweiterung des System

Der Ansatz der ars tutandi

Wir haben versucht die Vorteile der oben genannten Varianten unter Vermeidung der Nachteile zusammenzuführen. Technisch besteht die Lösung der ars tutandi aus einer dateibasierten Wiki-Software. Als Basis dient die Open Source Software, erweitert um einige nützliche Plugins. Lauffähig ist dieses System sowohl auf Servern als auch Arbeitsplätzen. Selbst ein Start von einem USB-Stick ist ohne vorhergehende Installation möglich.

Zur Replikation der Notfallpläne benutzen wir die Software TeamDrive des gleichnamigen Hamburger Softwarehauses. Damit können alle für den Notfallplan notwendigen Dateien problemlos auf praktisch beliebig viele Endpunkte überspielt werden, sicher, verschlüsselt und datenschutzkonform. Im Notfall ist für die Lesbarkeit nur ein handelsüblicher PC oder Laptop notwendig. Überall ist der Notfallplan lauffähig. Auch eine Online-Verbindung ist im Notfall nicht notwendig, da im Normalbetrieb stets die aktuelle Version auf das Endgerät übertragen wurde.

Inhaltlich ist das Wiki mit Texten und Templates vorkonfiguriert, so dass die Erstellung und Pflege der Notfallpläne gut unterstützt wird und zügig voran geht. Das Einfügen vorhandener Dokumentation kann ebenfalls automatisch erfolgen, so dass Informationen nicht doppelt dokumentiert werden müssen. Ein weiterer unbestreitbarer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter im Notfall ihre gewohnte Dokumentation in dem von ihnen gewohnten Format vorfinden. Ein in der Stresssituation eines Notfalles nicht zu unterschätzender Aspekt.

Eine kompetente Beratung in der Einführungsphase, die die technischen, organisatorischen und prozessualen Bereiche abdeckt, ist trotz guter Software-Untersützung grundsätzlich zu empfehlen. Gerne begleiten wir Sie hierbei. Bitte sprechen Sie uns an.

Vorteile unserer Lösung:

• Gute Unterstützung bei der Erstellung durch vorgegebene Texte und Templates
• Dadurch schnelle Erfolge und Fortschritte bei der Umsetzung
• Gute Möglichkeit der Pflege von allen Arbeitsplätzen im Unternehmensnetz und auf Wunsch auch aus dem Internet im Normalbetrieb möglich
• Detailliertes Rechtekonzept
• Stets aktuelle Versionen an allen definierten Standorten und Arbeitsplätzen dank sicherer und automatischer Replikation
• Im Verhältnis zu anderen Lösungen sehr geringe Lizenzkosten für die Software
• Problemloser Zugriff im Notfall, ein Standardarbeitsplatz mit Web-Browser reicht aus.
• Einbindung vorhandener Dokumentation
• Unterstützung durch einen kompetenten Dienstleister in der Einführungsphase und auf Wunsch auch laufenden Support

Quellen:

• IT-Grundschutzstandard 100-4 Notfallmanagement des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
• TeamDrive – Funktionen
• DokuWiki
• ars tutandi – IT-Notfallplanung